Cuando los Reyes Magos vinieron a contratarme como Agile Coach, hace unos siglos, reconozco tuve sensaciones encontradas, por un lado lo consideraba un honor y además un reto a nivel profesional, pero por otro lado tenía que ser sincero conmigo mismo: aquello era un marrón de proporciones bíblicas.
Si hubiera sido cualquier otro cliente les hubiera dicho que no. Había sobre la mesa algunas restricciones que me llevaban a plantearme si la cultura ágil era la más adecuada para su negocio:
- Teníamos que trabajar con uno plazos muy ajustados
- Millones de Product Owners
- Los Product Owners estaban en su mayoría mal formados y mimados.
- La fecha de entrega no podía cambiarse bajo ningún pretexto y era única.
- La competencia americana venía pegando fuerte, y se rumoreaba la posibilidad de un parnertship entre Santa Claus y Amazon: Paprime Noel.
Además no lo voy a negar, estaba el tema de la facturación, tuve que asegurarme que se encargaría de pagarme Baltasar, que era el del oro. No consideraba adecuado recibir los pagos en incienso y mirra, sobre todo porque desconocía que era lo segundo, y si podría tener problemas en la aduana viniendo de Asia.
Una vez resueltos los temas pecuniarios, pudimos centrarnos en su objetivo, conseguir agilizar su compleja labor.
Intenté convencerles de la necesidad de hacer la entrega de un modo incremental y más iterativa… pero no hubo manera. Querían hacerlo en un fecha única porque por lo visto conmemoraban el aniversario de su primer trabajo. Así que ante su cerrazón concebimos la entrega de regalos a los niños como un proceso infinito de mejora continua con sprints anuales, con sus correspondientes retrospectivas a finales de Enero.
Fue durante la primera retrospectiva cuando ellos mismo se dieron cuenta de que estaban abarcando demasiado trabajo. Empezaron a ver la luz (AKA estrella de oriente) cuando les hablé acerca de los niveles de delegación, no podían encargarse ellos del reparto completo por muy magos que fueran. En aquella reunión tomamos la histórica decisión de involucrar a los padres del mundo y asignarles un “delegate” como una catedral en el delegation board.
Al año siguiente la cantidad de niños que se quedaron sin regalo se redujo bastante y, por supuesto, disminuyeron ostensiblemente los tiempos de entrega.
Pero a día de hoy, aún tenemos mucho que mejorar: niños (P.O.) que piden por encima de sus posibilidades, padres (Development Team) que dejan las compras para el 5 de Enero, y, sobre todo, en numerosas ocasiones el regalo entregado no se corresponde con las expectativas del cliente.
Así que en la última reunión de Refinement acordamos algunos puntos clave sobre los que trabajar para continuar la mejora del proceso. Recomiendo a todos los padres que tenga la tarea de los reyes delegada que tomen papel y boli, y lleven a cabo con sus hijos estas prácticas:
- Trabajar mejor las user stories: Un problema general en entornos ágiles, y recurrente con nuestros P.O. es que muchas de sus decisiones eran puro capricho: pedían las cosas que veían en la tele, o algo que habían oído en el cole o visto a otro niño. Basta ya de peticiones escritas con una sola palabra (a veces incluso un término inglés castellanizado) sobre cosas que ni siquiera saben si necesitan. A partir de ahora cada petición iría en un post-it y debería llevar una explicación adjunta con un por qué y un para qué. Además antes de escribirla se recomienda a los P.O. consultar opiniones de otros clientes en internet para constatar la impresión de expectativas vs realidad en proyectos similares.
- Mejorar la priorización del backlog: Con todos los post-it construimos el backlog. El siguiente paso era asignar un peso a cada una de las tareas. En este caso, en lugar de tomar referencia el tiempo, lo asignamos en función del precio. No utilizaremos precios exactos sino la serie de Fibonacci como hacíamos con el tiempo. Después el equipo de proyecto en conjunto prepararían el Sprint backlog procediendo con la priorización. Para ello debían tener en cuenta la cantidad de peso máxima permitida para cada iteración anual definida por el D.T., y los porqués y para qués definidos previamente.
- Completar la planificación del Sprint 40 días antes de la fecha de entrega: Esto permitiría al D.T. trabajar durante el Black Friday proporcionando al cliente el mismo valor por menor precio, esto también evitaría muchas de las carreras de última hora para la entrega. A este Sprint backlog, lo podemos llamar ya con propiedad “carta ágil y fetén a los Reyes Magos”
Estamos convencidos de que siguiendo estos consejos, no solo la entrega mejorará y se ajustará más a las expectativas de los P.O., sino que además estos se familiarizarán con la gestión ágil de tareas…. Lo que les puede ayudar para preparar los planes de las vacaciones, los deberes del cole, o el tráfico de Superzings… proyectos con los están habituados a trabajar normalmente haciendo caso omiso a las buenas prácticas para la agilidad.
Confío en vuestra colaboración para poder pasar una buena factura a Baltasar el 7 de Enero cuando constate que un año más hemos conseguido mejorar el proceso.
Three Wise Men by Isabel Martínez Isabel from the Noun Project
